河南省体育发展基金会文书档案管理规定

一、 为了加强基金会文书档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》等规定，结合本会实际，制定本办法。

二、 基金会秘书处为本会文书档案资料具体管理部门，负责本办法的具体实施。

三、 基金会指定档案管理人员，做好文书档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

四、 文书档案的归档范围具体包括以下类别：

1、 收、发文件；

2、 会议文件、纪要、记录、领导讲话材料；

3、 决定、规定、制度、办法、通报等；

4、 工作计划、总结、调查材料、统计报表；

5、 合同、协议书；

6、 任免、聘任、奖励、处分材料；

7、 重要来信、来访材料。

五、 文书档案管理工作人员职责

1、 加强业务学习，努力提高文书档案的管理水平，使文书档案更好地为基金会工作服务。

2、 做好文书档案资料的保密工作，做到档案内容不外传，资料不损坏、不散失。

3、 经常做好档案资料的收集、整理和归纳工作。

六、 文件登记传阅制度

1、 上级来文及来往重要公文，都需经秘书处收文登记。

2、 上级来文及来往重要公文，登记后附上文件传阅单，经秘书长签约意见后转有关部门传阅和办理。

3、 秘书处定时做好文件的清理及归档工作，如发现文件缺少应及时追查。

七、 文书档案借阅制度

1、 查阅档案时防止损害档案。

2、 不得在档案上作任何标记和符号，不准撕毁、涂改档案。

3、 查阅者不能擅自借阅与其利用目的无关的档案。

4、 文书档案一般不借出，如确因工作需要必须借用时，应征得秘书长同意后办理借阅手续，并做好保密工作。

5、 外单位因工作需要来基金会查阅档案，需凭单位介绍信、经基金会同意方可查阅，但一律不外借。

八、 移交、销毁档案由秘书长审批，秘书处监交、监销。

九、 基金会因撤销、解散、合并或其他原因而终止，档案资料应移交到指定的机构。

2014年6月